Meldung von fehlverhalten.

1. Zweck und Geltungsbereich

Die Randstad Digital Germany AG ist Anbieter von kundenspezifischer Softwareentwicklung und Beratung, der als agiler Enabler die Wettbewerbsfähigkeit großer, namhafter Kunden steigert und den technologischen Wandel gestaltet. Randstad Digital Germany für Kunden aus den Bereichen Automotive, Financial Services, Telecommunication sowie Travel, Transport und Logistics tätig. Die internationale Randstad Digital-Gruppe gehört wiederum zum niederländischen Randstad Konzern. Als internationales Unternehmen mit globaler Ausrichtung auf Spitzenleistung erwartet die Randstad Digital-Gruppe von allen ihr zugehörigen Unternehmen und Mitarbeitern, einschließlich der Geschäftsführer/Vorstände und Mitarbeiter auf Leitungsebene, dass sie sich jederzeit in Übereinstimmung mit unseren Grundwerten und Geschäftsprinzipien verhalten. Damit sind verantwortungsvolles Handeln, Integrität und die Einhaltung der Richtlinien und Verfahrensvorschriften von Randstad Digital sowie aller geltenden Gesetze und Bestimmungen gemeint. Wir erwarten von unseren Mitarbeitern, dass sie Randstad Digital helfen, ihren ausgezeichneten Ruf zu erhalten, indem sie sich an die hohen Standards halten, die sich in unseren Grundwerten widerspiegeln: Wissen, Dienen, Vertrauen, die gleichzeitige Wahrung aller Interessen und das Streben nach Perfektion. Randstad Digital setzt sich für eine Kultur der Offenheit und Verantwortlichkeit ein und ermutigt alle Stakeholder, Sachverhalte anzusprechen, bei denen ein Verhalten (vermutlich) nicht mit unseren Grundwerten und/oder unseren Geschäftsgrundsätzen zu vereinbaren ist (Fehlverhalten). Um uns bei Randstad Digital in die Lage zu versetzen, unsere Mitarbeiter, unser Unternehmen und unsere Werte, unsere weiteren Stakeholder und die Gesellschaft als Ganzes zu schützen, ist es unerlässlich, seine Meinung zu äußern. Da wir jedoch wissen, dass es Mut braucht, seine Meinung zu äußern, möchten wir dir einen einfachen und sicheren Weg aufzeigen, um dies zu tun. Im vorliegenden Meldeverfahren bei Fehlverhalten wird erklärt, welche Möglichkeiten du hast, um deine Bedenken zu äußern und/oder (vermutetes) Fehlverhalten vertraulich und ohne Angst vor Repressalien anzusprechen. Das Meldeverfahren bei Fehlverhalten gilt weltweit für alle Unternehmen der Randstad Digital Gruppe, und alle Stakeholder können es nutzen, um ein (vermutetes) Fehlverhalten innerhalb der Randstad Digital Gruppe oder im Zusammenhang mit ihr anzusprechen. Misconduct Reportig Procedure Seite 2 von 31 öffentlich

2. Wie unser Verfahren funktioniert

2.1 Einleitung

Um die Meldung von Fehlverhalten (siehe Abschnitt 2.2) innerhalb der Randstad Digital Gruppe oder im Zusammenhang mit ihr zu erleichtern, haben wir spezielle Kanäle eingerichtet, über die ein Stakeholder seine Bedenken äußern kann.Eine Meldung ist entweder über lokale Meldemechanismen auf Unternehmensebene an den Local Integrity Officer (lokaler Integritätsbeauftragter), oder, bei einem schwerwiegendem Fehlverhalten, durch eine Meldung an den Central Integrity Officer (zentraler Integritätsbeauftragter) oder über unsere Integrity Line, die Meldestelle der Randstad Gruppe (siehe Abschnitt 2.3) möglich. Des Weiteren existiert eine allgemeine externe Meldestelle des Bundes. Jeder Hinweisgeber darf sich grundsätzlich frei entscheiden, ob er eine der internen Meldestellen anruft oder sich an die externe (staatliche) Meldestelle wendet, wobei die internen Meldestellen bevorzugt verwendet werden sollen (mehr dazu unter Ziff. 2.3).

Wenn Du unter Einhaltung dieses Verfahrens ein potenzielles Fehlverhalten meldest, bist du als Initiator der Meldung geschützt (siehe Abschnitt 2.5). Alle Bedenken in Bezug auf ein mögliches Fehlverhalten, die in Übereinstimmung mit unseren offiziellen Verfahren geäußert werden, werden vertraulich behandelt – jedoch nur in dem Maße, wie es für die Durchführung einer angemessenen Untersuchung erforderlich ist, das Recht der beschuldigten Person auf Gegendarstellung nicht berührt und die Einleitung etwaiger Maßnahmen nicht behindert wird. Zudem sind Repressalien gegen meldende Personen ausgeschlossen.

Stakeholder bezieht sich hier auf alle Personen innerhalb oder außerhalb der Randstad Digital Gruppe (mit einer Beziehung zu ihr). Beispiele hierfür sind:

• Konzernmitarbeiter, auch leitende Angestellte und Direktoren, Vorstandsmitglieder und Auszubildende

• Externe Fachkräfte wie z. B. Zeitarbeitskräfte, unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und Selbstständige

• Ehemalige Konzernmitarbeiter und Fachkräfte, die von oder über die Randstad Digital Gruppe beschäftigt wurden

• Bewerber und Arbeitssuchende

• Freiwillige

• Kunden und Lieferanten sowie deren Beschäftigte und Subunternehmer

• Aktionäre und Investoren

• Dritte

2.2 Fehlverhalten

Wann das Meldeverfahren anzuwenden ist

Das Meldeverfahren kann genutzt werden, um Vorfälle und Situationen anzusprechen, wenn Du einen begründeten Verdacht oder Beweis für ein schwerwiegendes Fehlverhalten und/oder ungesetzliches Verhalten innerhalb der Randstad Digital Gruppe oder in Bezug auf diese hast (im Folgenden: „Fehlverhalten“). Grundsätzlich betrifft dies den Anwendungsbereich des § 2 Misconduct Reportig Procedure Seite 3 von 31 öffentlich Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), den Anwendungsbereich des § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), aber auch Fehlverhalten bzgl. der Grundwerte der Randstad Digital Gruppe (insgesamt Fehlverhalten). 

Ein (vermutetes oder nachgewiesenes) Fehlverhalten, das im Rahmen dieses Verfahrens gemeldet werden kann, kann beispielsweise bei schwerwiegenden Bedenken zu den folgenden Punkten vorliegen:

• Randstad Digitals Grundwerte, Geschäftsprinzipien, Richtlinien oder Verfahren
• Wettbewerbs- und Kartellgesetze sowie entsprechende Verordnungen
• Diskriminierung und Rassismus
• Mobbing und Einschüchterung
• Sexuelle Belästigung • Bestechung und Korruption
• menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener Pflichten, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind
• Mängel bei Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz sowie beim Umweltschutz
• Verstöße gegen Strafvorschriften bzw. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
• Verstöße gegen Mindestlohngesetz
• Offenlegung vertraulicher Informationen, einschließlich personenbezogener Daten
• Interessenkonflikte
• Nichteinhaltung gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtungen (auch fehlerhafte Finanz- und Buchführungspraktiken), einschließlich etwaiger Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union (siehe Anlage 3).

Wann das Verfahren NICHT anzuwenden ist

Grundsätzlich gilt: für Sachverhalte außerhalb des Anwendungsbereichs des Hinweisgeberschutzgesetzes, des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes und der Grundwerte der Randstad Digital Gruppe ist dieses Meldeverfahren nicht anwendbar.

Wenn Du eine Frage oder ein Problem mit deinen Beschäftigungsbedingungen oder Deiner Leistungsbeurteilung, Gehaltsabrechnung oder Deinem Arbeitszeitnachweis oder dem Arbeitsumfeld hast, findet dieses Meldeverfahren für Fehlverhalten keine Anwendung. Außerdem gilt es nicht, wenn du persönlichen Ärger, einen Konflikt mit einem Vorgesetzten oder Kollegen hast und Du Dich diesbezüglich beschweren möchtest und es sich dabei nicht um ein Fehlverhalten im Sinne dieses Verfahrens handelt.

Anliegen dieser Art kannst Du bei den dafür vorgesehenen Stellen vorbringen, z. B. über Deinen Vorgesetzten oder den jeweiligen Vorstand/Geschäftsführer oder die Personalabteilung.

Wenn Du bei einem Kunden eines Unternehmens der Randstad Digital Gruppe arbeitest, kann ein mögliches Fehlverhalten, das eindeutig mit diesem Kunden zu tun hat, auch dem Meldeverfahren des Kunden unterliegen. Misconduct Reportig Procedure Seite 4 von 31 öffentlich

In Zweifelsfällen

Es ist nicht immer leicht zu beurteilen, ob einem Anliegen oder einer Situation ein Fehlverhalten zugrunde liegt. Im Zweifelsfall kannst du dich an den Local Integrity Officer wenden oder einfach die Integrity Line anrufen (siehe Abschnitt 2.4). Wenn du dies tust, wird der Local Integrity Officer deine Meldung prüfen und dir mitteilen, ob sie als mögliches Fehlverhalten im Rahmen dieses Verfahrens weiterverfolgt wird. Ist dies nicht der Fall, wirst du an den zuständigen Funktionsträger oder Vorgesetzten verwiesen.

2.3 Wo und wie mache ich die Meldung?

Von jedem Stakeholder, der einen begründeten Verdacht hat oder Zeuge eines möglichen Fehlverhaltens im Sinne dieses Meldeverfahrens bzw. nach dem HinSchG wurde, wird erwartet, dass er dies meldet.

In vielen Fällen ist es zweckmäßig, zuerst direkt mit der betreffenden Person zu sprechen, auch wenn das nicht immer einfach ist, oder den eigenen Vorgesetzten anzusprechen bzw. andere, reguläre (lokale) Meldewege zu nutzen. Auch wenn wir bequeme und sichere Meldewege bereitstellen, sollten diese nicht gleich den normalen Dialog, Feedback und das Prinzip der qualitativen Gespräche ersetzen, die zu unseren zentralen Grundwerten gehören.

Wenn du diese Möglichkeiten jedoch für ungeeignet hältst, kannst du dich direkt an deinen Local Integrity Officer oder den Central Integrity Officer wenden oder die Integrity Line nutzen.

Dein Vorgesetzter, ein Personalvertreter, ein Rechtsbeistand, ein Risiko- und Auditvertreter oder eine andere vertrauenswürdige Stelle

Als Faustregel gilt, dass die erste Person, bei der du ein Anliegen vorbringen solltest, immer dein direkter Vorgesetzter oder dein üblicher Geschäftskontakt (bei anderen externen Stakeholdern) ist. Je nach Art deines Anliegens kannst du die Angelegenheit auch mit einem Mitglied des Betriebsrates , einem Rechtsbeistand, oder einer anderen Vertrauensperson in der Organisation besprechen. Diese können dir vielleicht helfen, schlichten oder dich an die Stelle verweisen, die für dein Anliegen am besten geeignet ist. Das Gespräch mit Vorgesetzten ist in der Regel der schnellste und beste Weg, um ein gutes und offenes Arbeitsumfeld innerhalb der Randstad Digital Gruppe zu gewährleisten.

Dein Local Integrity Officer und der Central Integrity Officer

Wenn sich dein Anliegen auf ein mögliches Fehlverhalten bezieht, kannst du dich auch direkt an deinen Local Integrity Officer wenden.

Der Local Integrity Officer ist die unparteiische Person oder Stelle, die sicherstellt, dass alle der Integrity Line oder ihm direkt gemeldeten Fälle bewertet und dann entweder an das entsprechende Team oder den zuständigen Funktionsträger zur Prüfung weitergeleitet bzw. (wenn die Meldung als potenzielles Fehlverhalten eingestuft wird) untersucht und auf rechtmäßige und zügige Weise behandelt werden und dabei die Rechte aller Beteiligten uneingeschränkt gewahrt bleiben. Jedes Land und jedes Unternehmen der Randstad Digital Gruppe hat einen eigenen Local Integrity Officer. Der Local Integrity Officer kann entweder ein vertrauenswürdiger Randstad Digital-Mitarbeiter oder eine externe Partei sein, je nachdem, was der zuständige Vorstand/Geschäftsführer und der Central Integrity Officer für angemessen hält.

Kontaktdaten des Local Integrity Officer:

Anna Siebert (Legal Counsel) nur für die interne Kommunikation

Email: anna.siebert@randstaddigital.com

Integrity Officer Postfach: de.sbj.integrity.officer@randstaddigital.com

Adresse: Christoph-Rapparini-Bogen 29, 80639 München

Wenn du telefonisch oder persönlich mit dem Local Integrity Officer sprechen möchtest, vermerke dies bitte in deiner Nachricht.

Wenn das vermutete Fehlverhalten die Führungsebene deines Unternehmens betrifft, kannst du dich auch direkt an den Central Integrity Officer von Randstad N.V. wenden.

Der Central Integrity Officer ist die unparteiische Person oder Stelle, die vom Vorstand der Randstad N.V. ernannt wird, um Integritätsfragen im Rahmen dieses Verfahrens zu koordinieren und dem Vorstand und dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats jährlich über Fälle zu berichten, die über die Integrity Line oder direkt an die Local Integrity Officers und den Central Integrity Officer gemeldet wurden.

Der Central Integrity Officer stellt sicher, dass alle im Rahmen dieses Verfahrens erfolgten Meldungen über vermutetes Fehlverhalten eines oder mehrerer Mitglieder der Leitungsebene eines Unternehmens der Randstad Gruppe zentral geprüft werden.

Du kannst dich per E-Mail (complianceofficer@randstad.com) oder per Briefpost (Central Integrity Officer, Randstad N.V., P.O. Box 12600, 1100 AP Amsterdam-Zuidoost, Niederlande) an den Central Integrity Officer wenden.

Die Integrity Line: Online oder per Telefon

Wenn du ein Fehlverhalten unter dem Anwendungsbereich dieses Meldeverfahrens bzw. HinSchG oder LkSG melden möchtest, kannst du dich auch an die Integrity Line wenden. ,

Meldungen können in der jeweiligen Landessprache oder in englischer Sprache über die Integrity Line vorgebracht werden, und zwar online oder telefonisch. Die Integrity Line besteht aus einer abgesicherten Website und einer Telefon-Hotline, die rund um die Uhr über gebührenfreie lokale Zugangsnummern erreichbar ist. Beide Zugangswege werden von einem unabhängigen externen Anbieter betrieben. Ausführliche Kontaktdaten und Anleitungen findest du in Anlage 2.

Obwohl Meldungen auch anonym eingereicht werden können, möchte Randstad Digital dich darin bestärken, uns deine Identität mitzuteilen, wenn du dich äußerst, da dies die Untersuchung der Meldung erheblich erleichtert.

So erreichst du die Integrity Line für dein Land:

Für Deutschland:

Gebührenfreie Telefonnummer: 0800-1801733

Web-Zugang: www.speakupfeedback.eu/web/integrityatrandstaddigital/de

Zugangscode: 31290 Sprachoptionen: Deutsch und Englisch

Der Central Integrity Officer (nur online) für die Randstad Gruppe ist unter dem folgenden Link erreichbar:

Web-Zugang: www.speakupfeedback.eu/web/integrityatrandstad/nl

Zugangscode: 55984

Sprachoptionen: Englisch oder deine Landessprache (plane jedoch zusätzliche Zeit für die Übersetzung deiner Mitteilung ein).

Meldungen an die Integrity Line gehen beim Local Integrity Officer ein und werden auch an den Central Integrity Officer bei Randstad N.V. weitergeleitet.

Meldungen außerhalb der Randstad Gruppe (externe Meldestelle)

Es besteht grundsätzlich neben dem zuvor beschriebenen Meldeverfahren die Möglichkeit, sich an eine externe Meldestelle zu wenden, sofern ein Sachverhalt nach § 2 HinSchG oder nach dem LkSG gegeben ist. Der Hinweisgeber hat die Wahl, ob er einen Verstoß bei der internen oder der externen Meldestelle meldet. Gem. § 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG sollen jedoch die internen Meldestellen bevorzugt werden, wenn wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind. Wenn einem gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es dem Stakeholder unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Die externe Meldestelle des Bundes ist beim Bundesamt für Justiz angesiedelt. Nähere Informationen findest Du unter diesem Link: https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBu…

Wenn Du dies in Erwägung ziehst, bieten wir Dir an, Dich zunächst innerhalb des Unternehmens an uns zu wenden, damit Du die Verantwortung für die Ermittlungen an uns übertragen und wir uns sofort um die Angelegenheit kümmern können. Wenn du dich nach reiflicher Überlegung nicht traust, dich innerhalb des Unternehmens zu äußern, kannst du dein Anliegen (unter bestimmten, gesetzlich festgelegten Bedingungen) auch außerhalb des Unternehmens vorbringen. Dieses Verfahren soll weder deine Rechte beschneiden, ein mögliches Fehlverhalten außerhalb der Randstad Gruppe zu melden, noch deinen Schutz einschränken, wenn eine externe Meldung nach lokalem Recht möglich ist. Du hast weiterhin Anspruch auf den gleichen Schutz wie bei einer internen Meldung, beispielsweise in den folgenden Situationen:

• wenn du trotz unserer eindeutigen Selbstverpflichtung in diesem Verfahren ernsthaft befürchtest, mit Repressalien rechnen zu müssen; •

wenn der von dir vermutete oder nachgewiesene Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellt (eine Notsituation oder die Gefahr eines nicht wieder gut zu machenden Schadens).

Die externe Meldung an eine lokale Behörde oder die Öffentlichkeit ist jedoch immer ein Schritt von großer Tragweite. Um alle diesbezüglichen Voraussetzungen zu verstehen und zu erfahren, was nach außen gemeldet werden kann und was nicht, informiere dich bitte auf der Website der zuständigen Behörden im Land deines Wohnsitzes.

Anonyme Meldungen

Grundsätzlich können Meldungen auch anonym abgegeben werden. Wenn du eine anonyme Meldung machen möchtest, rät Randstad Digital dir dringend, hierfür die Integrity Line zu nutzen. Auf diese Weise können wir deine Meldung eines möglichen Fehlverhaltens so effizient wie möglich bearbeiten, unzuverlässige und falsche Meldungen minimieren, die Privatsphäre aller Beteiligten bestmöglich schützen und dem Local Integrity Officer und/oder dem Central Integrity Officer eine effiziente Kommunikation mit dir ermöglichen. Randstad Digital/Randstad muss nicht wissen, wer du bist, doch macht die Integrity Line einen sicheren Dialog möglich. Wenn du eine Meldung anonym vorbringst, mache bitte ausreichende Angaben, damit wir uns um dein Anliegen kümmern können. Anonyme Meldungen, die keine ausreichenden Angaben enthalten, können nicht untersucht werden.

Was deine Meldung enthalten sollte Randstad

Digital schätzt jede in gutem Glauben gemachte Meldung, ob anonym oder nicht. Um jedoch die Stichhaltigkeit einer Meldung beurteilen und über das weitere Vorgehen entscheiden zu können, benötigt der Local Integrity Officer so viele Einzelheiten wie möglich. Deine Meldung sollte Folgendes enthalten:

• Was ist passiert?

• Wer ist beteiligt – wer hat was getan und gab es Zeugen?

• Wann ist es passiert?

• Wo ist es passiert?

• Wie ist es passiert – welche Mittel oder Methoden wurden eingesetzt?

• Falls du es weißt: Warum ist es passiert?

Wir möchten dich auch darin bestärken, uns alle Beweise, Dokumente, Referenzen, Fotos oder andere relevante Informationen mitzuteilen, die uns helfen können, deine Meldung effizienter zu bewerten. Wenn du keine Belege dieser Art hast, wäre ein Hinweis oder eine Empfehlung, wo wir solches Material finden könnten, hilfreich.

Vielleicht kannst du nicht auf alle Aspekte eingehen, aber je mehr Informationen wir haben, desto besser können wir die Situation einschätzen und weiterverfolgen. Wenn du eine Meldung über die Integrity Line machst, kann sich der Local Integrity Officer und/oder der Central Integrity Officer mit weiteren Fragen an dich wenden (ebenfalls über die Integrity Line).

Bitte beachte, dass externen Meldestellen anonyme Meldungen zwar bearbeiten sollen, die jedoch nicht verpflichet sind, anonyme Meldungen zu bearbeiten.

2.4 Bearbeitung von Meldungen, die über die Integrity Line oder direkt an den Local Integrity Officer gerichtet werden

Meldungen, die über die Integrity Line eingehen, werden an den Local Integrity Officer des betreffenden Unternehmens weitergeleitet. Grundsätzlich wird eine Kopie der Meldung auch an den Central Integrity Officer von Randstad N.V. geschickt. Sowohl der Local Integrity Officer als auch der Central Integrity Officer sind unparteiische Stellen. Die Integrity Line, der Local Integrity Officer und der Central Integrity Officer bieten eine sichere Möglichkeit, um sich zu äußern. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du Meldewege nutzt, die sowohl dir als auch Dritten Diskretion zusichern. Erste Einschätzung und Reaktion Der Local Integrity Officer wird dir den Eingang deiner Meldung, die er auf direktem Wege oder über die Integrity Line erhalten hat, innerhalb von sieben Tagen nach Eingang bestätigen. Der Local Integrity Officer wird dich auch darüber informieren, ob die gemeldete Angelegenheit als potenzielles Fehlverhalten nach diesem Meldeverfahren bzw. dem HinSchG bzw. dem LkSG eingestuft wird oder ob es sich um eine Angelegenheit handelt, die über die normalen (lokalen) Meldewege behandelt werden sollte (z. B. über Personalvertreter, einen Ansprechpartner des Kunden, die Lohnbuchhaltung, andere Beschwerdestellen). Falls für diese Beurteilung weitere Informationen erforderlich sind, wird dir dies in der Antwort auf deine Meldung mitgeteilt. Wenn die Angelegenheit im Rahmen der normalen (lokalen) Meldeverfahren behandelt werden sollte, wird der Local Integrity Officer die entsprechenden Einzelheiten in der Antwort auf deine Meldung mitteilen oder sich mit der zuständigen lokalen Stelle in Verbindung setzen, um die Meldung zu bearbeiten, je nach Art der Meldung und den von dir angegebenen Kontaktdaten.

Untersuchung und Rückmeldung

Der Local Integrity Officer stellt sicher, dass alle gemeldeten Fälle von potenziellem Fehlverhalten auf rechtmäßige und zügige Weise untersucht und behandelt werden, wobei die Rechte aller Beteiligten gemäß dem bei Randstad Digital geltenden Untersuchungsverfahren respektiert werden. In bestimmten Situationen können solche Fälle, je nach Art der Meldung, an einen Vertreter der örtlichen Geschäftsleitung und/oder an andere zuständige Stellen des Unternehmens weitergeleitet und von diesen bearbeitet werden. In diesen Fällen gelten dieselben Verfahrensregeln, z. B. in Bezug auf Vertraulichkeit, das Verbot von Repressalien und Fristen.

Nach angemessener Prüfung kann der Local Integrity Officer beschließen, einer Meldung nicht weiter nachzugehen, z.B. in den folgenden Situationen:

• wenn die Informationen für eine faire Untersuchung unzureichend sind und es nicht möglich ist, weitere Informationen zu erhalten;

• wenn es einen klaren Hinweis darauf gibt, dass die Meldung keine Substanz hat und nur in böser Absicht und mit dem bloßen Ziel gemacht wurde, einzelnen Personen oder dem Unternehmen zu schaden, und nicht, um ein Fehlverhalten anzusprechen.

Während der Untersuchung kann sich der Local Integrity Officer oder eine andere an der Untersuchung beteiligte Stelle auch an dich wenden (über die Integrity Line oder, wenn möglich, direkt), um weitere Informationen zu erhalten. Spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung wird der Local Integrity Officer dir eine Rückmeldung geben. Wenn die Untersuchung dann noch nicht abgeschlossen ist, wird zu einem späteren Zeitpunkt erneut eine Rückmeldung gegeben.

Bitte beachte, dass es aus Gründen der Vertraulichkeit, des Schutzes der Privatsphäre und der gesetzlich verbrieften Rechte der Beteiligten nicht immer möglich ist, Einzelheiten über den Verlauf oder das Ergebnis der Untersuchung mitzuteilen. Alle Parteien haben Anspruch auf Vertraulichkeit, auch die Beschuldigten. Wenn du also an einer Untersuchung teilnimmst oder davon erfährst, musst du die Angelegenheit ebenfalls vertraulich behandeln.

Der Central Integrity Officer

Wenn das mögliche Fehlverhalten ein oder mehrere Mitglieder des lokalen Managementteams eines Unternehmens der Randstad Gruppe betrifft, leitet der Local Integrity Officer die Meldung an den Central Integrity Officer weiter. Der Central Integrity Officer kann das lokale Management informieren und wird das zuständige Mitglied des Vorstands der Randstad N.V. und/oder den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats informieren, sofern die Vertraulichkeit gewahrt bleibt und kein potenzieller Interessenkonflikt besteht.

Berichte, die sich auf ein oder mehrere Mitglieder des Vorstands oder des Aufsichtsrats der Randstad N.V. beziehen, werden vom Local Integrity Officer der Randstad N.V. bearbeitet; dieser ist Mitglied des Aufsichtsrats.

Folgerungen und Maßnahmen

Nach Abschluss der Untersuchung werden unverzüglich angemessene Abhilfemaßnahmen ergriffen, wenn und soweit dies nach dem Urteil der zuständigen Managementebene gerechtfertigt ist, wobei die zuständigen Unternehmensfunktionen (z. B. Personalabteilung, Rechtsabteilung) berücksichtigt werden. Abhilfemaßnahmen im Falle eines nachgewiesenen Fehlverhaltens können von einer schriftlichen Verwarnung, einem Coaching und/oder einer Entschuldigung bei den vom Fehlverhalten Betroffenen bis hin zur Aussetzung oder Beendigung des Vertrags oder der Geschäftsbeziehung zu den für das Fehlverhalten verantwortlichen Personen, einer Meldung an die zuständigen Behörden und/oder jeder anderen für das jeweilige Fehlverhalten relevanten Maßnahme reichen. § 18 HinSchG sowie die Meldung eines Fehlverhaltens nach dem LkSG beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle bleiben unberührt.

2.5 Schutz deiner Rechte, wenn du dich beim Integrity Officer und/oder über die Integrity Line äußerst

Der Schutz deines Rechts, potenzielles Fehlverhalten anzusprechen, ist von höchster Wichtigkeit. Und genau dies ist eines der Hauptziele dieses Verfahrens. Dieser Schutz gilt, wenn du berechtigten Grund zu der Annahme hast, dass die von dir gemachten Angaben zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprechen und auf ein Fehlverhalten hindeuten. Im Folgenden sind einige wichtige Grundsätze hervorgehoben.

Vertraulichkeit

Alle Bedenken, die über die Integrity Line gemeldet oder direkt an den Local Integrity Officer herangetragen werden, werden mit höchster Vertraulichkeit behandelt, wie es für die Durchführung einer Untersuchung (und gegebenenfalls für die Ergreifung entsprechender Maßnahmen) erforderlich ist; dazu gehört auch die Geheimhaltung deiner Identität. Dies gilt auch für alle Personen, die dich unterstützen, wenn du dich in einem arbeitsbezogenen Kontext äußerst. Ausnahmen von der Vertraulichkeit sind möglich, wenn Randstad Digital gesetzlich oder behördlich zur Offenlegung der Informationen verpflichtet ist oder wenn die Meldung in böser Absicht erfolgt ist.

Die Informationen werden nur an eine begrenzte Anzahl autorisierter Personen weitergegeben, die direkt an der Untersuchung beteiligt sind, und zwar auf der Grundlage der strikten Notwendigkeit, diese zu kennen. Dazu können auch externe Berater gehören, die an einer Untersuchung beteiligt sind. Deine Identität und andere Informationen, aus denen deine Identität abgeleitet werden kann, werden ohne deine ausdrückliche Zustimmung an niemanden außer an diese Personen weitergegeben. Je nach Zweck der Weitergabe wird der Local Integrity Officer die Informationen (zusätzlich) anonymisieren, bevor er sie weitergibt. Grundsätzlich sind wir verpflichtet, jede Person, gegen die eine Untersuchung läuft, darüber zu informieren, dass gegen sie eine Anschuldigung wegen möglichen Fehlverhaltens vorliegt. Diese Mitteilung kann aufgeschoben werden, wenn ein erhebliches Risiko besteht, dass dadurch die Untersuchung oder die Beweiserhebung gefährdet werden könnte.

Auch in diesem Fall wird deine Identität nicht offengelegt. Wenn du dich im Rahmen dieses Verfahrens äußerst, verpflichtet sich Randstad Digital/Randstad, deine Meldung ernsthaft und sorgfältig zu behandeln. Randstad Digital/Randstad erwartet, dass du diesen Vorgang in gleicher Weise behandelst und auch die Vertraulichkeit so weit wie möglich respektierst, in Übereinstimmung mit deinen Vertrags- und Vertraulichkeitspflichten. Dies soll dich nicht daran hindern, extern oder öffentlich eine Meldung zu machen, wenn dies nach dem für dich geltenden Recht in Übereinstimmung mit den besonderen Anforderungen für solche Meldungen möglich ist, oder eine (rechtliche) Beratung in Bezug auf deine Meldung einzuholen (siehe Abschnitt 2.3, Meldungen außerhalb der Randstad Gruppe).

Privatsphäre/Datenschutz

Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen von Meldungen und Untersuchungen im Zuge dieses Verfahrens erhoben werden (einschließlich der Daten der meldenden Person, der Personen, gegen vertraulich die ermittelt wird, sowie etwaiger Zeugen), werden nur für die in diesem Verfahren beschriebenen Zwecke und in Übereinstimmung mit den einschlägigen Datenschutzgesetzen und der Datenschutzpolitik von Randstad Digital verwendet. Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer bestimmten Meldung definitiv nicht relevant sind, werden unverzüglich gelöscht.

Die personenbezogenen Daten in der Integrity Line werden vom Local Integrity Officer drei Monate nach Abschluss eines Falls gelöscht. Personenbezogene Daten, die im Rahmen einer Untersuchung erhoben werden, können länger aufbewahrt werden, wenn dies aufgrund der Art der Anschuldigungen und/oder der Untersuchung erforderlich ist, und zwar bis zur maximalen gesetzlichen Verjährungsfrist des betreffenden Landes, jedoch nicht länger als es notwendig und verhältnismäßig ist. Personenbezogene Daten werden nur an die Personen weitergegeben, die von ihnen Kenntnis haben müssen, und unterliegen der Geheimhaltungspflicht, soweit dies möglich ist und mit der Notwendigkeit einhergeht, eine Untersuchung durchzuführen und erforderlichenfalls geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Ausnahmen sind möglich, wenn Randstad Digital gesetzlich oder behördlich zur Offenlegung der Informationen verpflichtet ist oder wenn die Meldung in böser Absicht erfolgt ist.

Verbot von Repressalien

Wir ermutigen ausdrücklich dazu, potenzielles Fehlverhalten zur Sprache zu bringen, und wer dies tut, wird vor jeglicher Form der Bedrohung und vor Repressalien geschützt, vorausgesetzt, die meldende Person hat hinreichende Gründe zu der Annahme, dass die Informationen über das potenzielle Fehlverhalten zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entsprechen. Man wird dich weder beschuldigen noch haftbar machen, wenn du in gutem Glauben und in Übereinstimmung mit diesem Verfahren eine Meldung erstattest. Randstad Digital wird keine Repressalien gegen Personen einsetzen, die potenzielles Fehlverhalten melden.

Randstad Digital wird beispielsweise niemanden, der ein mögliches Fehlverhalten meldet, entlassen, herabstufen, beurlauben, bedrohen, belästigen oder in irgendeiner Weise diskriminieren. Dies gilt auch für Personen, die dich bei einer arbeitsbezogenen Meldung unterstützen. Dieses Sanktionierungsverbot ist in unseren Geschäftsgrundsätzen verankert und Verstöße gegen dieses Recht werden nicht geduldet. Jegliche Form der Bedrohung oder Sanktionierung, die gegen freie Äußerungen gerichtet ist, kann zu disziplinarischen Maßnahmen führen. Wenn du eine Bedrohung oder Repressalien bemerken oder selbst erlebst, kannst du dies über die Integrity Line oder direkt an den Central Integrity Officer melden.

Wenn du dich in Übereinstimmung mit diesem Verfahren zu einem Fehlverhalten äußerst, an dem du selbst beteiligt warst, wird Randstad Digital dies bei der Beurteilung der Folgen eines solchen Fehlverhaltens als mildernden Umstand berücksichtigen. Ausnahme: Böswillige Falschmeldung Eine Meldung gilt als böswillig, wenn die meldende Person zum Zeitpunkt der Meldung weiß, dass die Behauptung nicht der Wahrheit entspricht.

Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn das hier beschriebene Verfahren (a) aufgrund persönlichen Unmuts, (b) zum persönlichen Vorteil oder (c) zur absichtlichen Schädigung der Randstad Digital Gruppe oder eines ihrer Mitarbeiter, einschließlich leitender Angestellter und Vorstände/Geschäftsführer, missbraucht wird. Die Randstad Digital Gruppe betrachtet jede böswillige Meldung als einen sehr ernsten Verstoß gegen unsere Geschäftsgrundsätze. Die Randstad Digital Gruppe kann gegebenenfalls weitere Maßnahmen (auch disziplinarischer Art) gegen jeden ergreifen, der eine böswillige Meldung macht. Ebenfalls ist die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen möglich.

2.6 Schutz der Zielperson einer Untersuchung

Eine Person, gegen die eine Untersuchung wegen eines möglichen Fehlverhaltens läuft, hat ebenfalls Anspruch auf Schutz. Dabei ist die Unschuldsvermutung ein wichtiger Grundsatz. Der Local Integrity Officer ist für die Überwachung und Durchführung dieses Verfahrens verantwortlich, auch gegenüber Personen, die eines möglichen Fehlverhaltens beschuldigt werden oder anderweitig daran beteiligt sein könnten. Die Person, gegen die wegen eines möglichen Fehlverhaltens ermittelt wird, wird in der Regel innerhalb eines angemessenen Zeitraums hierüber in Kenntnis gesetzt; der Zeitpunkt dieser Unterrichtung ist abhängig davon, welche Tatsachen und Umstände vorliegen und ob die Gefahr besteht, dass Beweise vernichtet, Repressalien eingesetzt und/oder die Ermittlungen behindert werden.

Alle aufgeworfenen Fragen oder Probleme werden vertraulich behandelt. Die Informationen werden nur an eine begrenzte Anzahl von Personen weitergegeben, und zwar auf der Grundlage der strikten Notwendigkeit, diese zu kennen. Die Person, die Gegenstand einer Untersuchung ist, hat das Recht, auf die Vorwürfe zu reagieren und kann gegen nachteilige Feststellungen oder Entscheidungen Beschwerde einlegen.

3. Rechenschaftspflicht und Disziplinarmaßnahmen

Der Vorstand der Randstad N.V. trägt die Gesamtverantwortung für das Meldeverfahren bei Fehlverhalten und dessen Anwendung. Die Geschäftsleitung jedes Unternehmens der Randstad Digital Gruppe hat dafür zu sorgen, dass das hier beschriebene Meldeverfahren bei Fehlverhalten in ihrer jeweiligen Organisation umgesetzt wird und der Local Integrity Officer in Übereinstimmung mit diesem Verfahren tätig werden kann. Randstad erwartet von den Führungskräften auf allen Ebenen innerhalb der Randstad Digital Gruppe, dass sie alle Meldungen über ein mögliches Fehlverhalten ernsthaft, vertraulich und zügig behandeln und sicherstellen, dass die meldende Person nicht mit Drohungen oder Repressalien konfrontiert wird.

Das Management ist verpflichtet, bei der Untersuchung eines möglichen Fehlverhaltens uneingeschränkt zu kooperieren. Die Nichteinhaltung dieses Verfahrens, auch Drohungen oder Repressalien gegen Personen, die unter Einhaltung dieses Verfahrens eine Meldung erstatten, sowie das Versäumnis, angemessene Maßnahmen oder angemessene Sorgfalt zum Schutz der Identität einer solchen Person zu ergreifen, kann disziplinarisch geahndet werden. 

Der Vorstand der Randstad N.V. kann dieses Verfahren nach Rücksprache mit dem Aufsichtsrat jederzeit in einer Weise ändern, die mit den Anforderungen der geltenden Gesetze und Vorschriften in Einklang steht, und wird den Europäischen Betriebsrat von Randstad dabei einbeziehen. Gegebenenfalls werden die örtlichen Betriebsräte in die Umsetzung vor Ort einbezogen.

 

Anlagen

Anlage 2 – Anleitung und Kontaktdaten

Integrity Line – Anleitungen

Denke bitte bei der Vorbereitung einer Meldung über die Integrity Line an die folgenden Punkte:

• Was ist passiert?
• Wer ist beteiligt – wer hat was getan und gab es Zeugen?
• Wann ist es passiert? • Wo ist es passiert?
• Wie ist es passiert – welche Mittel oder Methoden wurden eingesetzt?
• Falls du es weißt: Warum ist es passiert?

Reiche zusammen mit der Online-Meldung nach Möglichkeit auch alle Beweise, Dokumente, Referenzen, Fotos oder andere relevante Informationen ein, die uns helfen können, deine Meldung effizienter zu bewerten. Wenn du keine Belege dieser Art hast, wäre ein Hinweis oder eine Empfehlung, wo wir solches Material finden könnten, hilfreich.

Gebührenfreie Telefonleitung – mündliche Meldungen

• Die meldende Person wählt die entsprechende gebührenfreie Telefonnummer; der Anruf wird von einem Sprachdialogsystem entgegengenommen. Nach Übermittlung der Meldung erhält die meldende Person eine eindeutige Fallnummer. Die Meldung kann in der Landessprache oder in Englisch verfasst werden. Der externe Anbieter sendet dann eine wortgetreue Abschrift der Sprachaufzeichnung an den Local Integrity Officer des betreffenden Landes/Unternehmens.
  • Bitte sprich deutlich.
  • Wenn du direkt kontaktiert werden möchtest, hinterlasse bitte deine Kontaktdaten; deine Telefonnummer wird NICHT registriert, wenn du dich telefonisch meldest.
  • Registriere dich zu Kommunikationszwecken mit deiner eindeutigen Fallnummer
• Zum Schutz der Anonymität der meldenden Person verbleibt die Sprachaufzeichnung bei dem externen Anbieter und wird vernichtet, sobald der Local Integrity Officer den Erhalt der Abschrift bestätigt hat.
• Über die eindeutige Fallnummer hinterlässt der Local Integrity Officer eine Antwortnachricht für die meldende Person, um den Erhalt der Meldung zu bestätigen und gegebenenfalls Fragen zur Überprüfung zu stellen oder eine Schlussfolgerung zu verfassen. Spätestens sieben Tage nach Erhalt der Meldung wird der Local Integrity Officer eine Antwortnachricht übermitteln.
  Bitte prüfe, ob du diese Antwortnachricht erhalten hast! Deine Telefonnummer wird bei der Meldung nicht registriert.
• Anhand der eindeutigen Fallnummer kann der Meldende die gebührenfreie Hotline erneut anrufen, um die Antwort des Local Integrity Officer zu erhalten. Die meldende Person kann wählen, ob sie Fragen sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt beantworten möchte. Misconduct Reporting Procedure Page 15 of 31 öffentlich

Online-Meldeformular

• Die meldende Person geht auf die entsprechende Webseite, hinterlässt eine Nachricht, indem sie einen Text eingibt (in der Landessprache oder in Englisch), und erhält dann eine eindeutige Fallnummer. Der externe Anbieter übersetzt die Nachricht (falls sie nicht auf Englisch vorliegt) und sendet die Übersetzung sowie eine Kopie der Web-Nachricht an den Local Integrity Officer des betreffenden Landes/Unternehmens.
• Über die eindeutige Fallnummer kann der Local Integrity Officer eine Antwortnachricht für die meldende Person hinterlassen, um den Erhalt der Meldung zu bestätigen und gegebenenfalls Fragen zur Überprüfung zu stellen oder eine Schlussfolgerung zu verfassen. Der Local Integrity Officer bemüht sich, spätestens sieben Werktage nach Erhalt der Meldung eine Antwortnachricht zu übermitteln.
• Die meldende Person kann sich mit der Fallnummer erneut einloggen und sieht dann die Antwort des Local Integrity Officer. Die meldende Person kann wählen, ob sie Fragen sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt beantworten möchte.

Die Kontaktdaten für die einzelnen Länder können unter Punkt 2.3 „Wo und wie mache ich die Meldung?“ eingesehen werden (s.o.). Misconduct Reporting Procedure Page 16 of 31 öffentlich

Anlage 3 – Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union

Verstöße gegen das Recht der Europäischen Union betreffen die folgenden Bereiche:

1. Öffentliches Auftragswesen
2. Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte sowie die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
3. Produktsicherheit und -konformität
4. Verkehrssicherheit
5. Umweltschutz
6. Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit
7. Lebens- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz
8. Öffentliche Gesundheit
9. Verbraucherschutz
10. Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.

Verstöße zum Nachteil der finanziellen Interessen der Europäischen Union im Sinne von Artikel 325 AEUV, die in den einschlägigen Maßnahmen der Europäischen Union näher ausgeführt werden; Verstöße gegen den Binnenmarkt im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 AEUV, einschließlich Verstößen gegen die Wettbewerbs- und Beihilfevorschriften der Europäischen Union, sowie Verstöße gegen den Binnenmarkt im Zusammenhang mit Handlungen, die gegen die Körperschaftssteuerregeln verstoßen, oder mit Vereinbarungen, die auf die Erlangung eines Steuervorteils ausgerichtet sind, der dem Ziel oder Zweck des geltenden Körperschaftssteuerrechts zuwiderläuft